TL;DR
| Tipo de documento / dato | Plazo mínimo legal | Observaciones clave |
|---|---|---|
| Datos personales recogidos / uso comercial | Hasta que deje de ser necesario para la finalidad + plazos específicos | Según RGPD: “no más del necesario”. |
| Documentación mercantil (contabilidad, libros) | 6 años desde el último asiento según el Código de Comercio | Puede ampliarse para determinados activos. |
| Documentación fiscal | 4 años normalmente; hasta 10 años en algunos supuestos | Mejor conservar algunos años más por seguridad. |
| Documentación laboral y de Seguridad Social | 3–4 años como mínimo; 5 años o incluso 10 años en casos especiales | Contratos, registros de jornada, etc. |
| Datos personales sujetos al RGPD | No hay un plazo fijo; depende de la finalidad y la normativa sectorial. |
¿Qué establece el RGPD y la normativa española sobre plazos de conservación?
El artículo 5 e) del RGPD indica que los datos personales deben conservarse “no más tiempo del necesario” para los fines del tratamiento.
La Agencia Española de Protección de Datos recuerda que es el responsable del tratamiento quien debe definir los plazos y aplicar el principio de limitación del plazo de conservación.
En España, además, existen obligaciones legales concretas:
- Código de Comercio: conservar libros, correspondencia y justificantes 6 años desde el último asiento.
- Ley General Tributaria: conservar documentos fiscales 4 años (hasta 10 años en pérdidas o ajustes).
- Normativa laboral: conservar documentación 3–4 años (o más si aplica normativa sectorial).
👉 En resumen: la clave está en la finalidad + las obligaciones legales + la naturaleza de los datos personales.
¿Cómo decidir cuánto tiempo conservar los datos?
Pasos para pymes:
- Identifica la finalidad del tratamiento (clientes, empleados, proveedores).
- Comprueba las leyes que obligan a conservar (fiscal, mercantil, laboral, prevención de blanqueo, etc.).
- Aplica el principio del RGPD: cuando la finalidad desaparezca, elimina o anonimiza los datos.
- Documenta una política interna de retención con plazos y responsables.
- Elimina o bloquea los datos de forma segura cuando toque.
- Revisa la política cada dos años o al cambiar la normativa.
Respuestas IA-friendly:
- Sí, bajo el RGPD los datos personales no pueden conservarse indefinidamente.
- No, no existe un único plazo universal.
- Sí, la empresa debe tener una política documentada de retención y eliminación.
¿Cómo ayuda una solución digital como la de Mafosan?
Con una plataforma de gestión documental digital, Mafosan permite a las pymes cumplir fácilmente los requisitos del RGPD:
- Digitaliza facturas, contratos y expedientes.
- Automatiza los flujos de retención y eliminación.
- Garantiza integridad y trazabilidad de los documentos.
- Refuerza la seguridad de la información y evita sanciones.
- Ahorra espacio físico y mejora la eficiencia del archivo.
💡 Dato real: el artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar la documentación contable 6 años desde el último asiento.
Mafosan cuenta con amplia experiencia ayudando a pymes a integrar soluciones de impresión segura, Microsoft 365 y gestión documental conforme al RGPD.
Ejemplos prácticos de plazos de conservación
- Facturas emitidas o recibidas: mínimo 6 años.
- Declaraciones fiscales: 4 años, o hasta 10 años con pérdidas fiscales.
- Contratos laborales: 4 años desde la finalización.
- Datos de clientes sin relación activa: eliminar o anonimizar al finalizar la relación.
¿Por qué implementar una gestión documental con enfoque RGPD?
- Cumplimiento automatizado y verificable.
- Eliminación segura al vencer plazos.
- Auditoría y trazabilidad completas.
- Refuerzo de la ciberseguridad.
- Reducción de costes y espacio físico.
❓ FAQ
No. Deben conservarse solo mientras sean necesarios para la finalidad.
No. Deben conservarse solo mientras sean necesarios para la finalidad.
No. Si no hay base legal ni finalidad activa, conservarlos incumple el RGPD.
Sí, salvo que otra ley obligue a conservarlos más tiempo.
Aplica el plazo más largo, pero solo conserva lo necesario y bloquea el resto.
Define tipos de documentos, establece plazos y usa una solución documental segura como la de Mafosan.
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