Elegir una impresora multifunción adecuada para una pequeña o mediana empresa (PYME) puede marcar una gran diferencia en productividad, costes y eficiencia. En esta guía te ayudamos a tomar la mejor decisión, adaptada a las necesidades reales de tu negocio.
1. Analiza las necesidades reales de tu empresa
Antes de comprar, hazte estas preguntas:
- ¿Cuántas personas usarán la máquina?
- ¿Imprimís más en color o en blanco y negro?
- ¿Necesitáis escanear, copiar y enviar documentos con frecuencia?
- ¿Cuántas impresiones mensuales hacéis aproximadamente?
Responderlas te dará una idea clara del volumen de trabajo que deberá soportar tu equipo multifunción.
2. Características clave que debe tener una buena multifunción para PYME
Una buena multifunción debe cumplir con ciertos requisitos:
- Velocidad de impresión adecuada: no menos de 20 ppm (páginas por minuto).
- Conectividad: Ethernet (recomendado por su estabilidad), compatibilidad con servicios en la nube y, opcionalmente, WiFi. Aunque el WiFi puede ser útil, no es recomendable como única opción en entornos profesionales debido a posibles microcortes o incompatibilidades con ciertos softwares.
- Funciones de escaneo avanzadas: escaneo a carpeta, correo o plataformas cloud.
- Consumo eficiente de energía y tóner.
- Compatibilidad con soluciones de gestión documental.
También es importante que el equipo sea una impresora todo en uno para empresas, con funciones integradas de impresión, escaneo, copiado y envío de documentos. Estas características son clave en cualquier equipo multifunción profesional.
3. Ventajas de optar por una multifunción profesional
- Mejora la productividad: centraliza tareas en un solo dispositivo.
- Ahorro de costes: evita la compra de varios equipos.
- Facilita el mantenimiento: una sola máquina con servicio técnico especializado.
- Mayor seguridad documental: funciones como la impresión segura y el borrado de datos.
Además, una impresora multifunción para oficina te permitirá optimizar el espacio y mejorar los flujos de trabajo.
4. ¿Color o monocromo? Depende del uso
La elección entre una multifunción en color o monocromo dependerá de cómo utilices el dispositivo en tu empresa:
- Monocromo (blanco y negro): ideal si la mayoría de tus documentos son textos, presupuestos, facturas o formularios. Son más rápidas, tienen un coste por página más bajo y el tóner suele durar más.
- Color: recomendadas si necesitas presentar materiales visuales, informes con gráficos, o comunicaciones para clientes. Aunque el coste por página es más alto, ofrecen mayor impacto visual y profesionalidad en los documentos.
En muchos casos, optar por un equipo color con posibilidad de restringir el uso del color mediante software de gestión puede ser una solución equilibrada para mantener el control de los costes.
5. Recomendación final: apuesta por equipos con soporte profesional
En Mafosan, somos especialistas en soluciones de impresión para empresas. Trabajamos con equipos fiables, eficientes y con soporte técnico incluido para que tu PYME no se detenga. Si no sabes qué modelo elegir, te asesoramos sin compromiso.
La mejor multifunción para tu PYME es la que se adapta a tus necesidades. Valora bien el volumen de trabajo, las funciones que realmente usarás y el soporte que tendrás. Apostar por un proveedor con experiencia, como Mafosan, te ahorrará tiempo, dinero y quebraderos de cabeza.
Ponte en contacto con uno de nuestros consultores y descubre cómo podemos ayudarte.