La digitalización está cambiando profundamente el panorama empresarial, incluyendo el ámbito de la facturación. En España, tanto profesionales como empresas están adoptando la factura electrónica, alineándose con las tendencias internacionales. Este cambio es crucial para cualquiera en el sector comercial. A continuación, exploraremos su definición y el efecto en las operaciones diarias.

Una factura electrónica es, en esencia, el equivalente digital de una factura en papel, manteniendo la misma validez legal y cumpliendo con los requisitos establecidos. Se diferencia principalmente en que se crea y envía por medios electrónicos.

El objetivo de la factura electrónica es validar de forma legal y fiscal las transacciones comerciales, similar a su contraparte en papel, pero con el beneficio adicional de optimizar y acelerar los procesos en un espacio digital.

Normativa sobre la facturación electrónica en España

La regulación de la factura electrónica en España ha evolucionado con el tiempo. Inicialmente, la Ley 25/2013 estableció su uso obligatorio para transacciones con el sector público. Más recientemente, la Ley Crea y Crece, introducida en septiembre de 2022, extendió esta obligatoriedad al ámbito privado. Esta nueva legislación prevé un período transitorio para que los autónomos y empresas se adapten a esta modalidad. Además, esta transición refleja un impulso hacia la eficiencia y la transparencia en el comercio nacional.


Obligaciones de uso de la factura electrónica según la Ley Crea y Crece

Bajo la legislación española actual, cualquier sociedad que realice facturación a entidades gubernamentales debe emplear el formato electrónico. La Ley Crea y Crece, que entró en vigor recientemente, ha expandido esta exigencia. Desde 2024, será obligatorio para autónomos y empresas con ingresos superiores a 8 millones de euros utilizar facturas electrónicas en operaciones B2B. Aquellos con ingresos inferiores tendrán hasta 2025 para cumplir.

No obstante, existen excepciones. Aquellas empresas y profesionales que emitan facturas directamente a consumidores individuales o a usuarios particulares no están requeridos a utilizar la factura electrónica en este momento. Este marco normativo busca incentivar una progresiva adaptación al entorno digital, fomentando prácticas más eficientes y sostenibles en el tejido empresarial.

Ventajas de la implementación de la factura electrónica

La transición a la facturación electrónica trasciende la mera conformidad legal, ofreciendo numerosos beneficios para las empresas:

  • Mejora en la eficiencia de procesos: La entrada de datos se automatiza, lo que agiliza la emisión de facturas y reduce la carga administrativa.
  • Celeridad en los pagos: La entrega instantánea de las facturas posibilita una gestión de cobros y pagos más ágil.
  • Reducción de errores: La minimización de la manipulación manual de las facturas conlleva a una mayor precisión en la facturación.
  • Optimización del tiempo: Al automatizar tareas repetitivas, se libera tiempo para enfocarse en actividades de mayor valor añadido para la empresa.
  • Simplificación en la gestión fiscal: La declaración y presentación de impuestos se facilita gracias a la estandarización y accesibilidad de los registros digitales.

Estas ventajas significan no solo una mejora en la gestión interna sino también en la relación con clientes y proveedores, contribuyendo a la construcción de un entorno comercial más dinámico y sostenible.

Clasificación de las facturas electrónicas

Existen dos categorías principales de facturas electrónicas, cada una adecuada para diferentes niveles de automatización:

  • Factura electrónica estructurada: Son facturas que se componen de datos en un formato ordenado y estandarizado, como el XML, lo que facilita su generación y procesamiento automático por sistemas informáticos, siendo un ejemplo el formato Facturae utilizado en las administraciones públicas en España.
  • Factura electrónica no estructurada: Corresponden a facturas en formatos como PDF o imágenes escaneadas que, a pesar de ser digitales, no están estructuradas para su lectura automática y pueden necesitar de intervención manual o de herramientas especializadas para extraer los datos.

La implementación de la factura electrónica representa una evolución crucial hacia la eficiencia en el entorno empresarial digital. Su integración va más allá de la modernización, facilitando y mejorando sustancialmente la operativa comercial.

Con la proximidad de los plazos estipulados por la ley, es vital que empresarios y autónomos se preparen y se adapten a esta tecnología, que se perfila como un estándar ineludible en el futuro del comercio.

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por Sara Martín

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