Los procesos de negocio deben ser suficientemente dinámicos para adaptarse a su organización. Para lograr esto, es crucial tener la capacidad de gestionar sus procesos de manera flexible mediante flujos de trabajo automatizados. Si está considerando la implementación de flujos de trabajo en su negocio, sugerimos que comience por entender la distinción entre un «proceso» y un «flujo de trabajo», así como el papel que sus documentos juegan en este contexto.
Aunque a menudo se usan de manera intercambiable, los términos «proceso» y «flujo de trabajo» no son sinónimos. Un proceso describe la gestión básica de negocios en términos de los pasos necesarios y el orden en el que deben realizarse para lograr un resultado específico.
En contraste, un flujo de trabajo se refiere a la implementación técnica y automatizada de un proceso utilizando software, como DocShare Workflow Manager. Las tareas de un proceso, una vez trasladadas a un flujo de trabajo, se vuelven transparentes, predecibles y estandarizadas. Cualquier desviación es claramente definida e identificada.
El principal beneficio de los flujos de trabajo automatizados
En un software de gestión de flujo de trabajo, tienes la capacidad de mapear y manejar incluso los procesos más complejos. Precisamente, esta facultad de control representa una de las ventajas más significativas de la gestión del flujo de trabajo, puesto que permite incorporar una variedad amplia de escenarios para el procesamiento de tareas. Adicionalmente, puedes integrar información proveniente de múltiples fuentes, con el fin de asegurar, por ejemplo, que ninguna tarea quede pendiente en caso de ausencia de empleados. En este contexto específico, el Gestor de Flujo de Trabajo posibilita establecer una serie de suplentes, garantizando que la tarea progrese hacia el siguiente encargado competente sin la intervención de ningún gerente.
Dentro del Gestor de Flujo de Trabajo, se utiliza la herramienta incorporada, Diseñador de Flujo de Trabajo, para configurar un flujo de trabajo, determinando, por ejemplo, las decisiones que se deben tomar y las condiciones bajo las cuales se deben aplicar. También puedes definir ciertas variables o marcadores de posición, que se llenarán con valores cambiantes dinámicamente, como los montos parciales de las facturas.
El ciclo de vida de un documento como punto inicial para el flujo de trabajo.
La mayoría de los procesos empresariales se fundamentan en documentos, los cuales se clasifican en distintas categorías, como facturas o contratos. En un proceso de recepción de facturas, es posible rastrear de manera precisa los pasos de procesamiento que atraviesan estos documentos hasta que culminan su ciclo de vida activo. Este ciclo concluye cuando no se requiere ninguna acción de procesamiento adicional y los documentos pueden ser almacenados en el archivo. Generalmente, un proceso de facturación está bien documentado, lo que lo hace ideal para ser traspasado a un flujo de trabajo.
La información nutre el flujo de trabajo.
Para activar automáticamente el siguiente paso en un flujo de trabajo, se requiere información que sirva como base para las decisiones. Existen datos informativos, como los nombres de las empresas o los montos de las facturas, que un software como DocShare recopila de un documento o de los centros de costos. Estos se introducen en el flujo de trabajo cuando este se crea, o se incorporan activamente desde fuentes externas como una base de datos.
Además, se incluye la información o los datos del proceso que un sistema de flujo de trabajo genera por sí mismo. Estos surgen, por ejemplo, cuando se deduce un monto parcial de un monto total en el flujo de trabajo de la factura, de manera que el siguiente usuario en la cadena solo ve el monto restante que aún debe ser autorizado.
Tus procesos se realizarán de manera más rápida y segura una vez que se implementen en un flujo de trabajo, asegurando así un mayor éxito para tu empresa.
