factura electronica

Si todavía no has tenido que lidiar con la facturación electrónica (o simplemente la has estado aplazando), ¡aquí te presento una guía rápida para principiantes!

La facturación electrónica puede que aún no haya llegado a su punto máximo en Europa, pero sin duda está en camino. La digitalización es el futuro, y el cambio hacia la facturación electrónica desempeña un papel crucial en esta transición, desde el cumplimiento de nuevas directrices y prácticas comerciales hasta la incorporación de nuevas tecnologías para respaldar todo. Es un cambio significativo, uno que ha estado sucediendo en Europa durante años. Por lo tanto, ya estés en Europa y necesites comenzar con la facturación electrónica, o en otro lugar y solo quieras tener una idea de lo que se avecina, aquí tienes una visión general de los conceptos básicos.

Épocas de cambios  

Como un proveedor de bienes o servicios en el ámbito B2B o B2G, el envío de facturas no es algo desconocido; es el método que garantiza que se te pague por los bienes o servicios que ofreces.

No obstante, lo que podría resultar nuevo para ti son las modificaciones en los requerimientos de facturación de tus clientes. Si aún no has enfrentado estos cambios (o los has estado posponiendo), debes saber que no podrás eludirlos por mucho más tiempo.

Historia de la Factura  

Comencemos desde el principio: la creación de facturas surgió de la necesidad de documentar las transacciones de los artículos que se enviaban y recibían. Las primeras facturas, bastante rudimentarias, halladas datan de más de 7000 años atrás y estaban grabadas en piedra, arcilla e incluso hueso.

Con el paso del tiempo, las facturas naturalmente evolucionaron hacia el formato de papel, y en 1981 se generó la primera factura por computadora. A lo largo de la historia, la factura ha experimentado numerosas transformaciones y mejoras.

Es posible que ahora estés acostumbrado a enviar facturas en formato PDF a través del correo electrónico o de tu sistema de contabilidad. El próximo paso en esta evolución es la factura electrónica.

¿Qué es una factura electrónica? 

Aunque un PDF y una factura electrónica son ambos archivos digitales, ¡eso no significa que un PDF sea una factura electrónica!

Una factura electrónica es un archivo estructurado en el que cada componente tiene un lugar determinado según el estándar adoptado. Gracias a esta estructura, una factura electrónica puede intercambiarse automáticamente entre diferentes sistemas de manera electrónica.

La factura electrónica debe incluir la misma información que cualquier otra factura (y cualquier información adicional que tu cliente pueda requerir).

¿Cómo creo una factura electrónica?  

Existen varias maneras de generar una factura electrónica. Todo se reduce a los requisitos de facturación de tu cliente y las opciones que este proporciona. Sin embargo, también se ve afectado por las capacidades de tu empresa y la cantidad de facturas que emites.

Directamente desde su sistema Docshare

Una opción a tu disposición es establecer una conexión directa entre tu sistema y el de tu cliente. DocShare es el software que posibilita esta conexión directa.

Con DocShare, no se requiere intervención humana ni papel para realizar el intercambio. Como puedes imaginar, cuando una empresa intercambia muchos documentos diariamente, esto resulta en un considerable ahorro de tiempo y papel, y los beneficios no se detienen ahí.

 De PDF a factura electrónica  

¿Sigues enviando tus facturas en formato PDF? En ese caso, podrías optar por adquirir un software que convierta tus facturas PDF ‘nacidas digitales’ en facturas electrónicas (como PDF-2-FLOW).

El término ‘nacido digital’ implica que el PDF fue generado por un sistema contable, algo que puedes reconocer por la posibilidad de seleccionar el texto en el archivo. Un PDF escaneado o creado con OCR no es adecuado. Estos podrían usarse en teoría, pero pueden contener inexactitudes y, por lo tanto, no son la mejor opción para transacciones sin errores.

Como se mencionó antes, la adquisición de este software implica un coste. Por lo tanto, deberás evaluar si es necesario para tu negocio en este momento; si solo intercambias unos pocos documentos al mes, puede que no necesites preocuparte por cambiar a la facturación electrónica todavía.

Conclusión  

Mucho ha evolucionado desde que se generó la primera factura y seguirá transformándose en el futuro. De igual forma, la factura electrónica ha existido durante un tiempo y, a pesar de que al principio fue una solución para empresas más grandes, ahora las organizaciones más pequeñas también la están adoptando cada vez más. Actualmente, con la expansión de software que generan facturas electronicas alrededor del mundo, las organizaciones en Europa tienen una visión más clara de cómo serán los requisitos de facturación electrónica en el futuro cercano. Esto se debe en parte a las diversas opciones para emitir facturas electrónicas, cada una adecuada a una situación específica. Ahora, es accesible y sencillo para cualquier empresa implementar la facturación electrónica en sus operaciones.

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