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Al caminar por la oficina y ver a alguien hurgando en una pila de documentos, considere que ese empleado no está realizando su labor principal. Generalmente, las organizaciones no contratan personal para buscar en montones de papeles, sino para abordar asuntos relevantes en contabilidad, ingeniería y ventas, por mencionar algunos ejemplos.

Uno de los principales beneficios de la administración de documentos digitales es que permite a sus empleados enfocarse en sus responsabilidades esenciales en la empresa. Un eficiente sistema de gestión documental libera a su equipo de tareas lentas y tediosas asociadas con la administración de documentos físicos, mejorando así la productividad y eficiencia de los procesos. De esta forma, se potencia la creatividad y energía de sus empleados.

Si su organización carece de una solución de administración documental digital, gran parte de la información crítica del negocio tiende a quedar atrapada en archivadores, carpetas de correo electrónico y discos duros locales, lo que limita significativamente el acceso a estos documentos. La falta de acceso a sus archivos provoca cuellos de botella en los flujos de trabajo de su empresa.

Por ejemplo, suponga que le solicitan aprobar una factura de proveedor antes de que el departamento de contabilidad realice el pago. Al revisarla, nota que debe compararla con la orden de compra y la lista de precios más reciente, por lo que comienza a buscar dichos documentos. Después de revisar su correo electrónico y archivos locales, consulta a otros empleados, lo que le consume mucho tiempo. Finalmente, vuelve a colocar la factura en su bandeja de entrada y la aprobación (y, en consecuencia, el pago al proveedor) se pospone hasta el día siguiente.

Es claro que la dificultad para acceder a documentos necesarios genera ineficiencia y frustración en cualquier organización. Desafortunadamente, estos procesos ineficientes suelen ser bastante comunes. Por esta razón, un sistema de administración de documentos digitales o gestión de contenido empresarial se convierte en el elemento clave para alcanzar una gestión eficaz de flujos de trabajo y optimización de procesos.

A continuación, se presentan algunas ventajas de reemplazar sus procesos basados en papel por un sistema de administración documental digital:

  1. Funciones de búsqueda avanzadas: las búsquedas de texto completo y documentos indexados facilitan la localización de los archivos pertinentes en segundos, mejorando así su productividad.
  2. Liberación de espacio de almacenamiento: al adoptar el formato digital, el espacio destinado a guardar documentos y archivadores se puede emplear en actividades más productivas.
  3. Reducción de costos: evite gastos adicionales en papel, impresión, envíos, mensajería y equipos de copiado y mantenimiento.
  4. Acceso sencillo: la administración de documentos digitales mejora el acceso a información crucial, incluso desde dispositivos móviles. El control de versiones permite que varias personas colaboren en un mismo documento y que los usuarios utilicen siempre el archivo más actualizado.
  5. Seguridad de la información: los documentos no se extraviarán, y las medidas de seguridad previenen el acceso no autorizado a archivos confidenciales. En caso de filtración de información o desastre natural, las copias de seguridad digitales aseguran la continuidad del negocio.
  6. Diversos niveles de permisos: esta característica simplifica la gestión de flujos de trabajo y garantiza el cumplimiento normativo.
  7. Auditoría automática: siempre estará informado sobre quién accedió por última vez a un documento y qué modificaciones se realizaron en él.

Una vez implementado un sistema básico de administración de documentos digitales, podrá mejorar diversas tareas cotidianas mediante la gestión de sus flujos de trabajo digitales. Al contar con un flujo de información estructurado, relevante y apropiado entre los empleados, es bastante sencillo automatizar, por ejemplo, las aprobaciones de facturas. Esto posibilita que todos los integrantes de su organización, incluido usted, puedan enfocarse nuevamente en sus responsabilidades fundamentales.

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