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Una estrategia clave que utilizan las organizaciones para gestionar sus documentos y garantizar el cumplimiento normativo es el Control de Versiones y el Control de Revisiones. En este artículo, analizaremos la importancia del control de versiones y del control de revisiones, las diferencias entre ambos, cómo funcionan juntos y los beneficios de la automatización mediante software de control de documentos.

¿Cuál es la diferencia entre el Control de Versiones y el Control de Revisiones?

Control de versiones

En términos sencillos, el control de versiones en documentos es un sistema que posibilita a los usuarios gestionar las modificaciones realizadas en documentos a lo largo del tiempo. Este sistema lleva un registro del historial de cambios en un documento, incluyendo quién realizó las modificaciones y cuándo se efectuaron, permitiendo a los usuarios, si fuera necesario, regresar a versiones previas. El control de versiones permite trabajar en un documento sin miedo a perder cambios ni sobreescribir el trabajo de otros.

Una versión de documento representa una iteración única o una captura de un documento en un momento específico. Cada vez que se altera un documento, se genera una nueva versión. Normalmente, las versiones de documentos se identifican mediante un número de versión o una estampilla de fecha. Las versiones de documentos permiten a los usuarios acceder y consultar iteraciones anteriores, asegurando al mismo tiempo que se utilice la versión más reciente.

Control de revisión

El control de revisiones, por otro lado, hace referencia a una versión concreta de un documento que se encuentra en un punto de finalización. No obstante, el documento aún puede necesitar futuras revisiones y mejoras, conforme haya nueva información o retroalimentación disponible. Las revisiones generalmente indican una actualización final aprobada o cambio en un documento, como una política, un procedimiento o una normativa. Las revisiones a menudo se señalan con una letra u otro identificador (por ejemplo, «Rev A» o «Rev 1.0»).

En la práctica, los términos «versión del documento» y «revisión del documento» a veces se utilizan de manera intercambiable. No obstante, en general, una versión hace referencia a cualquier iteración de un documento, mientras que una revisión alude específicamente a una actualización aprobada final o cambio en un documento. Las políticas de revisión pueden variar según el tipo de documento, la industria y los requisitos específicos de la organización. Sin embargo, ambos conceptos son fundamentales para gestionar las modificaciones en los documentos y asegurar que los usuarios accedan a la información más actualizada y precisa.


Estrategias para el Manejo de Versiones y Revisiones

Se emplean diversas estrategias para manejar las versiones y revisiones de los documentos. La más ineficiente es, sin duda, el control manual de versiones, que implica llevar un registro de las versiones de los documentos mediante convenciones de nomenclatura (por ejemplo, Documento_v1, Documento_v2, etc.), marcas de tiempo, hojas de cálculo u otros métodos manuales. El control manual de versiones es propenso a errores, consume mucho tiempo, resulta complicado escalar y colaborar, y reduce la transparencia, lo que lo vuelve ineficiente en comparación con opciones automatizadas.

Los métodos automatizados de control de versiones y revisiones emplean software que rastrea automáticamente los cambios en los documentos y conserva un historial de las versiones anteriores. Esto puede incluir funciones como la numeración de versiones y revisiones, seguimiento de cambios o diferencias, y la posibilidad de regresar a versiones o revisiones previas. El control centralizado de versiones y revisiones implica almacenar todas las versiones de un documento en un lugar central (por ejemplo, un sistema de control de documentos), garantizando que todos utilicen la versión más actualizada. Estos sistemas suelen incluir funciones de registro y salida de documentos para prevenir conflictos cuando múltiples usuarios trabajan en el mismo archivo.

La Relevancia del Control de Versiones y Revisiones en las Industrias Reguladas

El control de versiones y revisiones en documentos es esencial para las organizaciones en industrias reguladas. Esto ayuda a asegurar que toda la documentación relacionada con productos, procesos y servicios sea precisa, actualizada y esté en conformidad con las normativas aplicables. Por ejemplo, en sectores como la salud, farmacéutico, financiero o manufacturero, existen rigurosos estándares de calidad y cumplimiento. Dichos estándares requieren una documentación exacta y exhaustiva de actividades, procesos y productos para demostrar el cumplimiento y evitar consecuencias negativas como multas, responsabilidades legales o daños a la reputación.

Al poner en marcha un sólido sistema de control de documentos que incluya control de versiones y revisiones, las organizaciones pueden seguir fácilmente los cambios en los documentos y proporcionar a los auditores un registro de auditoría claro.

Ventajas principales del control de versiones y el control de revisiones

Cumplimiento: las industrias reguladas, como la atención médica, las finanzas y el gobierno, cuentan con requisitos normativos rigurosos para la documentación, incluido el control de versiones y revisiones. El cumplimiento de estas normativas es crucial para evitar consecuencias legales y financieras. Rastreo de auditoría: el control de versiones y revisiones ofrece un registro de auditoría de todos los cambios efectuados en los documentos, lo que facilita el seguimiento de problemas o errores. Esto es especialmente importante en industrias reguladas donde la precisión y la responsabilidad son esenciales. Gestión de riesgos: el control de versiones puede ayudar a las organizaciones a manejar el riesgo de errores u omisiones en la documentación. Al ofrecer un historial de cambios, las organizaciones pueden identificar y corregir errores antes de que se conviertan en problemas serios. Colaboración: en las industrias reguladas, es posible que diferentes partes interesadas deban trabajar en el mismo documento. El control de versiones permite que todas las partes realicen modificaciones y lleven un registro de los cambios sin sobrescribir el trabajo de otros. Precisión: el control de versiones y revisiones en documentos garantiza que todos los cambios realizados en un documento sean monitoreados y registrados. Esto contribuye a reducir el riesgo de errores, inconsistencias y duplicación de esfuerzos, que pueden resultar costosos y consumir mucho tiempo. Transparencia: el control de versiones y revisiones aporta transparencia en la gestión de documentos al llevar un registro de quién hizo cambios en un documento y cuándo. Esto puede ayudar a mejorar la responsabilidad y disminuir el riesgo de actividad fraudulenta. Eficiencia: el control de versiones y revisiones optimiza la gestión de documentos al proporcionar un sistema centralizado para almacenar y administrar documentos. Esto puede ayudar a mejorar la colaboración, reducir los costos administrativos y aumentar la productividad.

Mejorando Auditorías mediante el Control de Versiones y Revisiones

Las organizaciones reguladas encuentran que tanto el control de versiones como el de revisiones son sumamente valiosos durante las auditorías. Las organizaciones en proceso de auditoría pueden proporcionar fácil y rápidamente a los auditores un registro de auditoría claro de todos los cambios en los documentos.

Los auditores suelen examinar la documentación de una organización para asegurarse de que sea precisa, esté actualizada y cumpla con las normativas correspondientes. El control de versiones de documentos facilita enormemente este proceso al proporcionar a los auditores un historial claro de todos los cambios en los documentos, incluyendo quién realizó los cambios, cuándo y por qué. El software de control de documentos proporciona a los auditores evidencia digital y trazabilidad, permitiéndoles verificar que la organización está cumpliendo con todas las reglas y regulaciones aplicables y manteniendo una documentación precisa y completa.

Manteniendo el Cumplimiento mediante el Control de Versiones y Revisiones en el Gestor de Documentos

El gestor de documentos Docshare ofrece funciones de control de versiones y control de revisiones, proporcionando un enfoque integral para la administración de documentos y el mantenimiento del cumplimiento. Ya sea que necesite llevar un registro de los cambios realizados en un documento o asegurarse de que se utilice la versión adecuada, Docshare cuenta con las herramientas necesarias para mantenerse organizado y eficiente.

El control de versiones en Docshare hace seguimiento a los cambios en un documento cada vez que se desprotege, se edita y se vuelve a proteger. Registra un historial completo del documento, incluidas las notas de nivel de versión que se pueden agregar en cada etapa. También permite a los usuarios regresar a una versión anterior del documento si es necesario. Por otro lado, el control de revisiones se utiliza para identificar la versión específica de un documento controlado que se aprueba y se publica. Asegura que se emplea la versión correcta de un documento y evita confusiones o errores que podrían surgir al usar una versión desactualizada o incorrecta.

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