ocr gestion documental

El OCR, siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres, es una tecnología que permite convertir el texto de documentos escaneados en archivos digitales editables y buscables. Esto es posible gracias a que el programa OCR analiza las imágenes escaneadas y genera una capa de texto oculta debajo de la imagen, lo que permite que la computadora pueda leer, reconocer y buscar el texto con mayor facilidad.

¿Por qué es importante el OCR?

Para finales de 2022, el 90% de las grandes empresas habrán utilizado la automatización robótica de procesos (RPA) en algún grado. Este aumento en el uso de RPA ha destacado la importancia de la tecnología OCR, la cual permite traducir texto impreso o escrito a un formato legible por máquina.

A pesar del avance tecnológico, muchas empresas aún reciben información en papel, como formularios, facturas, documentos legales y contratos impresos. Manejar y almacenar grandes cantidades de registros en papel requiere mucho tiempo, espacio y esfuerzo.

Para solucionar este problema, el software de gestión documental con OCR se ha convertido en una herramienta esencial. El reconocimiento óptico de caracteres es una parte fundamental de cualquier sistema de gestión de documentos sin papel. El software OCR identifica el texto impreso y puede realizar búsquedas por su contenido, además de permitir modificaciones en el documento escaneado de manera similar a cualquier documento de texto.

Entendiendo el funcionamiento de OCR

La digitalización de documentos comienza con la etapa de escaneo, que utiliza un escáner para capturar la imagen del documento. A continuación, el software de OCR procesa la imagen y distingue las secciones claras como fondos y las áreas oscuras como texto.

Antes del reconocimiento de texto, el software de OCR lleva a cabo un proceso de preprocesamiento para limpiar las imágenes, enderezar y corregir la alineación, eliminar manchas o marcas digitales y suavizar los bordes de las imágenes de texto.

Una vez que la imagen ha sido procesada, el software OCR reconoce las letras alfabéticas y los dígitos numéricos del texto impreso. Este proceso se conoce como reconocimiento de texto.

Finalmente, el software de OCR realiza un post procesamiento para transformar los datos no estructurados en información que se puede buscar y editar para su posterior procesamiento. De esta forma, el documento digitalizado se convierte en un archivo legible por máquina.

Tipos de OCR y sus diferencias

Existen diferentes tipos de tecnología OCR que se utilizan según las necesidades. Algunos ejemplos son:

  • Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): esta tecnología se utiliza para capturar texto escrito a máquina, un glifo o carácter a la vez.
  • Reconocimiento óptico de palabras: al igual que el OCR, esta tecnología se utiliza para capturar texto escrito a máquina, pero reconoce una palabra completa a la vez. Generalmente, se considera como parte del OCR.
  • Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR): esta tecnología es utilizada para identificar la escritura manuscrita o cursiva, reconociendo un glifo o carácter a la vez. Por lo general, se basa en el aprendizaje automático.
  • Reconocimiento inteligente de palabras (IWR): esta tecnología identifica y reconoce texto escrito a mano o en cursiva palabra por palabra.

Cada tipo de tecnología OCR se utiliza en diferentes situaciones y ofrece diferentes niveles de precisión y eficacia según el tipo de texto y la calidad de la imagen.

Beneficios de utilizar tecnología OCR en la gestión de documentos

A pesar de que la tecnología detrás del OCR puede ser compleja, sus beneficios son evidentes. El principal beneficio de la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es que facilita la búsqueda, edición y almacenamiento de texto. El OCR genera texto legible por máquina, que se puede leer fácilmente utilizando lectores de PDF o software de lector de pantalla, permitiendo a las personas con discapacidades visuales comprender rápidamente el contenido de la pantalla.

Además, existen otras ventajas de los sistemas OCR, tales como:

  • Digitalización de documentos en papel para su fácil almacenamiento y acceso.
  • Reducción del tiempo dedicado a la entrada manual de datos.
  • Mejora de la accesibilidad de la información para el usuario.
  • Aumento de la velocidad del proceso de flujo de trabajo de documentos.

Quiénes pueden aprovechar los beneficios del OCR

La tecnología OCR puede ser beneficiosa para cualquier organización que desee eliminar los documentos en papel. Además de los casos de uso mencionados anteriormente, la tecnología OCR se utiliza ampliamente en industrias como la banca y las finanzas, atención médica, legal y contable. A continuación, se presentan algunos ejemplos de aplicaciones de OCR en diferentes industrias:

  • En la industria de la salud, el reconocimiento óptico de caracteres se puede utilizar para adquirir registros de pacientes, como tratamientos, pruebas de laboratorio y notas médicas.
  • Los gobiernos locales pueden crear documentos digitales buscables a partir de décadas de registros públicos.
  • Las firmas legales pueden digitalizar años de registros y casos para una gestión más eficiente.
  • Las universidades pueden gestionar la documentación de recursos humanos de estudiantes y trabajadores con mayor rapidez.
  • Al recopilar datos de facturas, facturas y recibos de manera efectiva, las empresas pueden garantizar que los pagos se realicen a tiempo.

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