proteger documentos

En la actualidad, existe una manera fácil de almacenar documentos en papel: hacer una copia digital de todo. Sin embargo, hay registros antiguos en papel que deben ser protegidos y almacenados de forma segura, aunque vivamos en un mundo digital. Aunque las empresas se comprometan a ser sin papel, el manejo de documentos antiguos sigue siendo un desafío.

Es especialmente difícil dejar de usar papel cuando los clientes, vendedores y proveedores aún dependen de él para la facturación y otros tipos de papeleo. Entonces, ¿cómo puede proteger su empresa los documentos en papel? Aquí, examinamos las opciones y estrategias para preservar y proteger los documentos en papel que son esenciales para el funcionamiento de su empresa.

Si su empresa tiene registros esenciales en papel que deben ser preservados y protegidos, hay varias opciones de conservación que debe considerar:

¿Qué estrategias puedo utilizar para proteger mi papel sin tener que plastificarlo?

El papel resistente al agua o sintético es una opción para proteger documentos de daños causados por el agua, el desgaste y la degradación de los elementos. Es resistente al agua y al desgarro, similar al papel laminado, lo que lo hace capaz de soportar condiciones adversas. Los documentos se imprimen con tóner seco electrofotográfico, lo que permite la impresión en fotocopiadoras a color o láser, así como en prensas digitales. Esta técnica tiene el mismo efecto que la laminación, pero sin la necesidad de usar una máquina laminadora.

¿Cuál es el spray que puedo utilizar para proteger el papel?

Para proteger el papel, se pueden utilizar aerosoles a prueba de agua, tales como revestimientos de poliuretano transparente, pinturas en aerosol acrílicas transparentes y selladores de laca en aerosol. Estos aerosoles hacen que el papel sea resistente al agua y están disponibles en una variedad de acabados, tanto mate como brillante. No obstante, es un proceso que lleva tiempo y requiere una buena circulación de aire para evitar la inhalación de vapores peligrosos.

¿Cuáles son las mejores medidas preventivas para evitar la degradación del papel?

Para prevenir la degradación del papel, es importante guardar los documentos importantes en un lugar fresco y seco. Las temperaturas no deben superar los 75 grados Fahrenheit (F) y la humedad relativa debe mantenerse entre el 15 % y el 65 %. Este ambiente ayuda a prevenir el crecimiento de moho y reduce el riesgo de fragilidad del papel.

¿Qué estrategias puedo utilizar para conservar el papel por un largo periodo de tiempo?

Para conservar el papel a largo plazo, es recomendable utilizar cajas, carpetas y protectores de hojas libres de ácidos. Estos elementos de almacenamiento pueden ser costosos y sólo están disponibles a través de empresas especializadas en suministros para archivos. Las cajas y carpetas acolchadas con revestimientos alcalinos ayudan a retrasar la degradación del papel, neutralizando los ácidos perjudiciales que se generan en el papel.

¿Cómo se mantienen protegidos los documentos frágiles?

El primer paso es utilizar las mismas cajas y carpetas sin ácido mencionadas anteriormente. Sin embargo, los documentos que ya son frágiles necesitan medidas adicionales. Se pueden utilizar revestimientos de archivo sin ácido junto con cubiertas de plástico de archivo para proporcionar una capa dura que previene el doblado o la rotura del papel.

Algunos consejos para preservar documentos en papel son

Para proteger adecuadamente los documentos y registros en papel, es importante que las organizaciones adopten medidas proactivas y consideren soluciones comerciales a largo plazo que ayuden a estandarizar la gestión de documentos. A continuación se presentan cinco métodos útiles para preservar los documentos en papel en entornos empresariales y protegerlos de los peligros frecuentes:

Desarrollar una estrategia de conservación de registros.

En toda empresa es necesario guardar documentos y registros importantes, como información personal de los clientes, datos de empleados, contratos comerciales, facturas, información fiscal, entre otros. Para asegurar un enfoque consistente y garantizar que todos los documentos se almacenen de manera adecuada, es importante crear un plan formal de retención de registros. Este plan permite categorizar los registros y asignarles una fecha límite de conservación, ya sea según la ley o la política corporativa.

Una vez cumplido el tiempo de conservación, los registros pueden ser destruidos para liberar espacio en el lugar de almacenamiento designado. Es esencial que se establezca y difunda este plan de retención de registros a todos los empleados para garantizar que se sigan los procesos adecuados. De esta manera se evita la pérdida de documentos, las búsquedas prolongadas y el almacenamiento de documentos obsoletos e innecesarios.

Para facilitar este proceso, es recomendable incluir la digitalización de documentos en el plan de retención de registros. Los documentos en papel pueden ser escaneados y almacenados en la nube, lo que permite estandarizar todos los documentos en un formato fácil de almacenar, indexar y acceder.

Es importante implementar protocolos de seguridad

Para proteger los documentos en papel contra robos y acceso no autorizado, es importante implementar mecanismos de seguridad adecuados. Al aplicar reglas de seguridad, se puede limitar el acceso a los documentos según los roles de trabajo y solo permitir que las personas que necesitan acceder a documentos confidenciales puedan hacerlo. Es necesario mantener los archivadores y salas de almacenamiento cerrados, y solo permitir el acceso a aquellos con la autoridad apropiada mediante llaves o códigos.

Además, los protocolos de seguridad deben incluir un mecanismo de solicitud de documentos para que las personas puedan obtener temporalmente un documento específico si es necesario. Los procesos de protección de datos también deben ser incluidos en los protocolos, tales como el control de acceso basado en roles, pautas de indexación para evitar registros mal archivados o extraviados, uso de fechas y firmas para firmar documentos, procesos de devolución y rearchivo, y mantener los documentos confidenciales dentro de las instalaciones en todo momento.

Si la información es particularmente sensible o privada, es recomendable instalar cámaras de seguridad. Además, la combinación de un proceso de escaneo con un software seguro de gestión de documentos puede mejorar la seguridad y establecer protocolos de restricción de acceso eficaces.

Es recomendable considerar el uso de servicios de almacenamiento fuera del sitio

El almacenamiento externo es una opción adecuada para almacenar registros que no se necesitan acceder diariamente, ya que ahorra espacio y mantiene los documentos seguros. Sin embargo, este enfoque puede complicar el proceso de eliminación de documentos vencidos y también implica un costo adicional por el servicio de almacenamiento.

Una alternativa rentable es invertir en un servicio de escaneo de documentos y luego adquirir un escáner para uso futuro. Esta solución permite digitalizar los documentos y almacenarlos en un formato fácilmente accesible, lo que a largo plazo puede resultar más rentable y eficiente.

Es importante asegurarse de desechar los documentos de manera segura

Es fundamental garantizar la protección de la información confidencial durante el proceso de eliminación de documentos que ya no son necesarios. En algunos estados, por ejemplo, es necesario bloquear cualquier dato personal del cliente contenido en un documento antes de desecharlo. Sin embargo, incluso la información crítica antigua debe ser protegida.

Por esta razón, la trituración de documentos es la mejor técnica para asegurar que el documento desechado no pueda ser utilizado con fines malintencionados.

El escaneo y la digitalización de documentos

La transición a una gestión totalmente digital de los documentos tiene cada vez más sentido en la actualidad. El escaneo de documentos no solo es una forma de reemplazar los originales, sino que también puede mejorar la protección de los documentos en papel, facilitar su gestión y acceso, y brindar la mejor defensa contra la pérdida total en caso de incendio o desastre natural.

La transferencia electrónica de documentos es esencial en la era digital para mantener una ventaja competitiva. Permite compartir documentos de manera eficiente y segura con clientes, contratistas, proveedores, agencias gubernamentales y otros, fomentando la colaboración en toda la empresa.

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