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Tanto para empresas como para individuos, la organización de documentos digitales es fundamental. Con el aumento de nuestra dependencia de la tecnología, la cantidad de documentos digitales que creamos y recibimos diariamente no deja de aumentar. A pesar de la comodidad que ofrece tener los documentos en formato digital, puede resultar difícil mantener el espacio digital ordenado y libre de desorden. Esto puede generar una disminución en la productividad y una mayor frustración al buscar información importante.

La organización de documentos digitales puede optimizar el proceso de flujo de trabajo de documentos y mejorar la productividad. Si los documentos están bien organizados, son fáciles de encontrar y acceder, lo que ahorra tiempo y reduce la frustración. Además, un espacio digital bien organizado facilita la colaboración con otros y el intercambio de información. También puede mejorar la seguridad al permitirle controlar el acceso a información confidencial y garantizar que los documentos importantes no se eliminen o pierdan sin darse cuenta.

La organización de documentos digitales es crucial para una buena gestión del flujo de trabajo digital. Proporciona múltiples beneficios tanto a nivel empresarial como personal, como una mayor productividad, un acceso más eficiente a la información y una reducción del desorden en el espacio digital, a la vez que mejora la seguridad de sus archivos digitales.

Clasificar documentos digitales mejora la gestión laboral.

Existen diversos tipos de documentos que las personas suelen almacenar en formato electrónico. Entre los más frecuentes se encuentran:

Los documentos digitales más comunes incluyen:

  • Los documentos de Word, que se crean con un software de procesamiento de texto como Microsoft Word y suelen contener texto y opciones básicas de formato, como estilos de fuente y párrafo.
  • Las hojas de cálculo, que se utilizan para almacenar y analizar datos y se crean con software como Microsoft Excel. Consisten en una cuadrícula de celdas donde se pueden ingresar, organizar y manipular datos.
  • Los PDF o formato de documento portátil, que permiten visualizar documentos con el mismo formato y diseño en cualquier dispositivo, independientemente del software o hardware utilizado para crearlos. Suelen utilizarse para compartir documentos que deben firmarse electrónicamente, como contratos y facturas.
  • Las imágenes, fotografías, ilustraciones y otros medios visuales que se almacenan en formatos JPEG, PNG o GIF.
  • Las presentaciones como PowerPoint o Keynote, que suelen contener diapositivas con texto, imágenes, videos y otros elementos multimedia.
  • Los archivos de video y audio en MP4, AVI, MP3 o WAV, que también se almacenan comúnmente de forma electrónica.
  • El correo electrónico y otras aplicaciones de mensajería, que también se consideran documentos esenciales, especialmente para las empresas, ya que pueden contener información valiosa, como comunicaciones con clientes o actualizaciones de progreso de proyectos.

Estos son solo algunos ejemplos de los distintos tipos de documentos que las personas suelen almacenar en formato electrónico. Dependiendo de la naturaleza de su negocio o de su vida personal, es posible que tenga que gestionar una variedad de tipos de documentos. Sin embargo, los principios de organización siguen siendo los mismos: es importante tener una estructura y una forma lógica de agrupar y clasificar los documentos para poder acceder a ellos rápidamente cuando sea necesario.

Existen diversas formas de organizar los diferentes tipos de documentos digitales, y éstas dependerán de las necesidades específicas de cada persona u organización. A continuación, se presentan algunos métodos estándar:

  • Sistemas de Gestión de Documentos (DMS): un software que permite gestionar documentos digitales de manera centralizada y recuperarlos fácilmente. Los DMS incluyen funciones como control de versiones, colaboración y seguridad.
  • Carpetas de archivos: una forma básica de organizar documentos digitales mediante la creación de carpetas y subcarpetas para categorizar los documentos según su tipo, departamento, proyecto u otro criterio relevante.
  • Metadatos generales: información como el autor, la fecha de creación, la fecha de modificación, el tamaño del archivo y la descripción asignada a un documento en el momento de su creación. Los metadatos permiten buscar y recuperar documentos de manera rápida y sencilla.
  • Indexación de documentos: campos de índice personalizados asignados a un documento para describir su contenido, lo que permite organizar los documentos y buscarlos y filtrarlos fácilmente en función de valores de índice específicos.
  • Retención de registros: cumplimiento de leyes y regulaciones que pueden exigir la conservación de ciertos tipos de registros durante un período determinado, como los registros de impuestos, los registros de empleados y los registros financieros.
  • Copia de seguridad y restauración: hacer copias de seguridad periódicas de los documentos digitales importantes para garantizar la conservación de los datos en caso de fallas del sistema u otros eventos imprevistos.

Siguiendo estos consejos, es posible organizar de manera efectiva los documentos digitales, independientemente de su tipo o formato. Es importante crear una estructura lógica y coherente, utilizar convenciones de nomenclatura claras y revisar y archivar periódicamente los archivos antiguos. Con un sistema de documentos digitales organizado, será más fácil acceder a la información necesaria y, en última instancia, mejorar la productividad.

Utilización de software para la gestión de documentos.

DocShare es un software de gestión de documentos centralizado diseñado para ayudar a las empresas a organizar, gestionar y proteger sus documentos digitales. El software ofrece funciones como captura de documentos, indexación, almacenamiento, control de versiones, colaboración y control de acceso.

Con DocShare, los usuarios pueden escanear documentos en papel, importar archivos digitales y organizarlos en un repositorio digital centralizado. El software permite buscar y recuperar documentos utilizando metadatos, palabras clave, búsqueda de texto completo y otros criterios. También cuenta con control de versiones, lo que permite realizar un seguimiento de los cambios realizados en un documento y volver a versiones anteriores si es necesario.

En términos de colaboración, DocShare ofrece funciones para compartir documentos, comentar y asignar tareas, lo que facilita el seguimiento de los flujos de trabajo relacionados con los documentos. Además, cuenta con funciones de control de acceso, que permiten a los administradores establecer permisos para cada usuario o grupo de usuarios y garantizar que los documentos confidenciales solo sean accesibles para el personal autorizado.

DocShare es una solución de administración de documentos local con acceso web y móvil, lo que permite a los usuarios acceder a sus documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, admite integraciones con herramientas populares como Microsoft Office y Outlook.

En resumen, DocShare es una solución de gestión de documentos integral que puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia, reducir costos y mejorar la seguridad de sus documentos.

Consejos para organizar archivos en DocShare.

A continuación, presentamos algunos consejos para organizar de manera efectiva sus documentos digitales en DocShare:

  1. Establecer una estructura clara de carpetas: Cree una estructura de carpetas que tenga sentido para sus necesidades comerciales. Utilice nombres de carpetas significativos que describan con precisión su contenido.
  2. Utilizar etiquetas de perfil de documento e índices: DocShare le permite asignar índices personalizados a los documentos para describir su contenido. Esto ayuda a categorizar y recuperar documentos rápidamente.
  3. Configurar flujos de trabajo de documentos: Establezca flujos de trabajo para la revisión y aprobación de documentos. Esto asegura que todos conozcan sus responsabilidades y que el documento se mueva a través del proceso de manera eficiente.
  4. Utilizar el control de versiones: Realice un seguimiento de las versiones de los documentos con la función de control de versiones de DocShare. Esto garantiza que los usuarios siempre tengan acceso a la versión más reciente de un documento, lo que les permite volver a una versión anterior si es necesario.
  5. Crear plantillas de archivos: Cree plantillas de archivo para documentos de uso común, como contratos, propuestas y facturas. Esto ahorra tiempo y garantiza la coherencia entre los documentos.
  6. Archivar o purgar documentos con regularidad: Configure un cronograma para archivar o purgar documentos que ya no se necesitan. Esto ayuda a mantener su depósito de documentos ordenado y garantiza que solo conserve los documentos necesarios.

Al seguir estos consejos, puede organizar de manera efectiva sus documentos digitales en DocShare, lo que facilita encontrar los documentos que necesita, colaborar con otros y garantizar la seguridad de los documentos.

Empresas exitosas con DocShare.

Muchas pequeñas y medianas empresas han experimentado el éxito en la implementación de DocShare y han logrado aprovechar sus beneficios. Aquí te presentamos algunos ejemplos:

Un concesionario de automóviles en Zamora pudo optimizar su proceso de gestión de documentos gracias a DocShare, lo que le permitió escanear y digitalizar documentos en papel y hacerlos fácilmente accesibles y fáciles de buscar. Esto redujo el tiempo y los recursos dedicados a la recuperación de documentos y mejoró las capacidades de mantenimiento de registros del concesionario. Una empresa de seguridad para el hogar en Madrid mejoró su proceso de gestión de documentos gracias a DocShare, almacenando todos sus documentos en un repositorio centralizado que facilitó la búsqueda y el intercambio de documentos en toda la organización. También mejoró la seguridad y el control de documentos, con la capacidad de establecer permisos y restringir el acceso a documentos confidenciales. Las organizaciones de atención médica en los Tarragona han mejorado la atención al paciente al implementar DocShare, como el caso de un hospital que digitalizó los registros de los pacientes para mejorar el acceso a la información en diferentes departamentos, lo que redujo el uso de papel y mejoró la precisión y la integridad de los registros de los pacientes. La Escuela de Negocios Emprendedora de Bilbao utilizó DocShare para mejorar su proceso de gestión de documentos, almacenando y organizando todos los materiales del curso y los registros de los estudiantes en un solo lugar, lo que facilitó el acceso y la administración de estos documentos por parte de los maestros y administradores. La escuela también se benefició de una mejor colaboración y comunicación, con la capacidad de compartir y colaborar en documentos en tiempo real.

Las empresas que han implementado DocShare han mejorado su organización, eficiencia, colaboración y seguridad de los documentos, ahorrando tiempo y recursos, mejorando las capacidades de mantenimiento de registros y utilizando mejor sus flujos de trabajo relacionados con documentos.

En resumen, si estás buscando optimizar tu espacio de trabajo digital y mejorar tus procesos de gestión de documentos, la implementación de un sistema de gestión de documentos como DocShare puede ser una inversión valiosa. Sin embargo, es importante evaluar cuidadosamente tus necesidades y requisitos específicos y garantizar la capacitación y el apoyo adecuados para que tu equipo utilice el sistema de manera efectiva.

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