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Flujos de trabajo automatizados mejoran la eficiencia y la colaboración.

Tanto en el ámbito de los servicios financieros como en el de los bufetes de abogados, el uso excesivo de papel, el gran volumen de detalles y la creciente cantidad de regulaciones pueden ser un reto. Por ello, resulta fundamental contar con una organización eficiente para localizar y procesar la información de forma adecuada y garantizar la satisfacción del cliente.

La automatización del flujo de trabajo puede ser una solución valiosa para abordar este problema, tanto en servicios financieros como en derecho. Al reducir la carga de trabajo manual, esta herramienta puede mejorar significativamente los resultados de una empresa y optimizar sus procesos.

Automatización acelera procesos en finanzas y abogacía.

La automatización del flujo de trabajo puede agilizar y simplificar el procesamiento de documentos en la industria legal, incluyendo funciones como el sellado Bates, redacción, conectores para sistemas de gestión de documentos, entre otros. En el caso de las instituciones de servicios financieros, esta herramienta permite capturar, procesar y distribuir documentos importantes utilizando funciones avanzadas como el reconocimiento de códigos de barras y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) avanzado.

Existen diversas razones para considerar la implementación de la automatización del flujo de trabajo en las operaciones de su empresa, en función de su tamaño y área de especialización. En general, esta herramienta permite a usted y a su equipo:

Automatización reduce tareas prácticas y rutinarias.

El trabajo manual asociado al manejo de papeleo puede ser abrumador y, en muchos casos, se realiza con un personal reducido. La implementación de la automatización del flujo de trabajo puede liberar a su equipo de tareas laboriosas y permitirles dedicar más tiempo a actividades que fomenten el crecimiento estratégico y la innovación. Ya sea equilibrar los libros de sus clientes o prepararse para la corte, la simplificación de las operaciones diarias con funciones de procesamiento de documentos para anotar, renombrar, poner marcas de agua, entre otros, puede impulsar la productividad en toda su organización.

Integración sencilla de automatización del flujo de trabajo.

El software de automatización del flujo de trabajo puede conectarse fácilmente a los sistemas de administración de documentos más populares, como Microsoft SharePoint®, OnBase by Hyland, NetDocuments, iManage y otros. Esta integración permite escanear, indexar y cargar archivos en sistemas de terceros directamente desde impresoras multifunción, o simplificar procesos completos a través de flujos de trabajo automatizados personalizados para satisfacer necesidades específicas. Al conectar flujos de trabajo avanzados a los procesos existentes, se obtiene la flexibilidad de acceder y compartir documentos, al mismo tiempo que se garantiza su seguridad.

Automatización mejora colaboración con documentación disponible.

La automatización del flujo de trabajo puede mejorar la colaboración al garantizar la disponibilidad constante de documentos, independientemente de la ubicación. Los flujos de trabajo automatizados permiten acceder a los archivos necesarios en cualquier momento y lugar, ya sea en la oficina a través de la red o en una ubicación remota mediante la nube. Esto elimina la necesidad de buscar archivos en papel y asegura que su empresa siempre esté actualizada con la información necesaria para satisfacer las necesidades de sus clientes. La disponibilidad constante de documentos mejora su capacidad para resolver problemas, mejora su reputación y asegura la satisfacción del cliente con los servicios ofrecidos.

Automatización centraliza procesos y garantiza seguridad.

La automatización del flujo de trabajo proporciona soluciones sencillas y eficientes para indexar datos e información crítica para el negocio, ya sea para su empresa o clientes. Esta herramienta permite encontrar fácilmente facturas, formularios de recursos humanos, contratos y otros documentos importantes, de la misma forma que se busca en Google. La automatización también mejora la seguridad de los documentos, lo que es crucial para evitar posibles filtraciones de datos que puedan resultar desastrosas. Los documentos confidenciales pueden cifrarse y protegerse con contraseña para que solo el personal autorizado dentro de su empresa tenga acceso a ellos, lo que permite cumplir mejor con el cumplimiento de leyes y regulaciones financieras y legales. Además, la automatización permite escalar los procesos de manera rápida y conveniente para adaptarse a las cambiantes necesidades del negocio.

Reduzca el potencial de error humano, 24/7

El trabajo práctico con documentos puede aumentar la posibilidad de cometer errores, lo que puede ralentizar el trabajo y resultar costoso. Además, muchas empresas utilizan múltiples plataformas y aplicaciones para rastrear y archivar documentos, lo que puede complicar la tarea de encontrar información específica. La automatización del flujo de trabajo puede simplificar todo el proceso y reducir el riesgo de errores mediante la indexación automática de documentos y la organización de archivos. De esta manera, los miembros de su equipo pueden encontrar rápidamente la información que necesitan. La automatización también permite la extracción precisa de datos zonales OCR, lo que significa que se pueden extraer información de los campos de datos en facturas, declaraciones de impuestos, asuntos de clientes y documentos judiciales con facilidad y precisión.

Busca ayuda de expertos en automatización para éxito.

En los bufetes de abogados, el tiempo es sinónimo de dinero, ya que las horas facturables son cruciales para la rentabilidad. Los procesos manuales de documentos pueden ralentizar el trabajo, exponer a errores y estirar aún más a un equipo de trabajo ya limitado. La automatización del flujo de trabajo puede mejorar la productividad y la rentabilidad de su empresa. Para operar a la velocidad actual de los negocios, es fundamental desarrollar e implementar una estrategia de gestión móvil que potencie a su equipo y agilice los flujos de trabajo, todo personalizado según sus necesidades.

Mafosan puede ayudarle a automatizar los flujos de trabajo que su empresa necesita, como la incorporación de clientes, el procesamiento de documentos, la indexación y el archivo. También puede ayudarlo a proteger la información valiosa de sus clientes mediante la redacción automatizada, la conversión de archivos a PDF protegidos con contraseña y otras herramientas. La solución Dispatcher Phoenix permite a los clientes tomar el control de los flujos de trabajo de documentos y automatizar los procesos comerciales redundantes y que consumen mucho tiempo.

Ofrecemos servicios de sistemas de administración de documentos, soporte completo de TI para instituciones financieras y bufetes de abogados, ventas y soporte de aplicaciones y paquetes de tecnología rentables. Mafosan puede ayudarlo a determinar qué soluciones de automatización son adecuadas para su organización, junto con la protección de seguridad que necesita. Hemos ayudado a las PYMES a ser más exitosas y rentables durante más de dos décadas.

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