Expertos dan consejos para manejar archivos abrumadores.
¿Todavía se enfrenta a pilas de papel en las operaciones administrativas de su negocio? Hay formas fáciles y asequibles de reemplazarlas con sistemas y procesos digitales. La digitalización de contenido y procesos puede revolucionar su negocio, haciendo que su trabajo sea más rápido, sencillo y beneficargado para sus finanzas. Esto se conoce como Gestión inteligente de la información (IIM) y ofrece a usted y a su equipo nuevas oportunidades para mejorar su productividad, independientemente del tamaño de su empresa.
Imagínese la ineficiencia y el tiempo perdido al buscar información en documentos en papel. Además, el espacio limitado en su oficina puede ser ocupado por archivos, archivadores y cajas de almacenamiento, y en algunos casos, puede requerir almacenamiento externo. La digitalización es esencial para aprovechar la información contenida en los documentos en papel, ya que la entrada manual genera posibles errores y limita la integración de información en sus aplicaciones comerciales. También es importante considerar la seguridad de su negocio y de sus clientes, ya que los documentos en papel en su oficina lo exponen a riesgos, especialmente cuando solo ciertas personas pueden ver información confidencial o privada.
En cambio, si usted y su equipo siguen trabajando desde casa, es probable que haya experimentado dificultades para acceder a la información necesaria. Incluso si está en la oficina, es posible que la información sea inaccesible, lo que retrasa aún más el trabajo.
La transformación empresarial comienza con la digitalización.
Cuando un proceso se basa en papel, no puede ser tan automatizado como lo sería en formato digital. Esto resulta en menos tiempo para atender a clientes, gastos en pagos a empleados para realizar tareas repetitivas y costos adicionales por trabajos que requieren más tiempo debido a la complejidad de los procesos basados en papel. Sin embargo, existen inversiones económicas y de bajo costo que pueden mejorar significativamente su productividad y rentabilidad.
La eficiencia empresarial se logra a través de procesos organizados y eficientes. La Gestión inteligente de la información (IIM) utiliza tecnología avanzada en documentos, procesos y datos para mejorar su negocio y llevarlo a su versión digital óptima, independientemente de dónde se encuentre en su camino hacia la transformación digital (DX).
La transformación digital incluye la conversión de documentos físicos a digitales, mejorando la accesibilidad, eficiencia y seguridad de la información. La digitalización permite la automatización de procesos clave y el acceso a la información desde una ubicación central, aumentando la productividad y la conectividad, ya sea en el sitio o remotamente. Una estrategia sólida de digitalización y procesos digitales es esencial para llevar la transformación digital a un nivel superior, y el software de aprovechamiento puede ayudar a minimizar la entrada manual de datos y optimizar procesos que aún deben ser en papel.
¿Cómo pueden ayudarte las tecnologías clave de IIM a impulsar tu empresa?
Mejora de los procesos comerciales: Organizar es la clave para la eficiencia. Este proceso consiste en identificar y examinar sus procesos para comprender cómo funcionan realmente. Al tener control y visibilidad de su flujo de trabajo, podemos identificar áreas de mejora y ahorrar tiempo y dinero.
Administración de contenido: Nuestros expertos pueden ayudarlo a organizar, optimizar y gestionar documentos digitales en toda la organización para que usted y su equipo tengan acceso a la información necesaria cuando la necesiten.
Gestión de casos: Con documentos y sistemas digitalizados, puede manejar casos completos, desde consultas de clientes hasta investigaciones de fraude, en una plataforma segura. Esto le brinda a su equipo la visibilidad de toda la documentación y los datos relevantes.
Automatización inteligente: Para las pequeñas y medianas empresas, la automatización inteligente permite la creación de flujos de trabajo dinámicos que les brindan las herramientas para clasificar y extraer información clave para tomar decisiones. La automatización también puede ayudar a resolver excepciones rápidamente y obtener aprobaciones para acelerar el negocio.
Escaneo/tercerización de procesos comerciales: La digitalización de los registros en lugar de almacenarlos físicamente, significa reducir el espacio de almacenamiento y proteger documentos y datos importantes antes de su daño o pérdida. Los archivos en papel pueden verse afectados por muchos factores, como inundaciones, incendios, y otros accidentes. Al escanear los documentos, se evitan estos riesgos.
Además, la gestión del papel no solo es importante por los procesos de trabajo, sino también debido al desperdicio generado. Según Roadrunner Recycling, el promedio de uso de papel y cartón por trabajador de oficina es de 2 libras por día y 10,000 hojas de papel por año. Aunque no se espera una oficina sin papel en el corto plazo, tecnologías digitales que reducen el uso de papel ya están disponibles para empresas pequeñas y medianas.
Es por ello que más empresas valoran la implementación de IIM para manejar sus archivos abrumadores. De acuerdo a Accenture, el 91% de los empleados podrían ser más eficientes si su espacio de trabajo está mejor organizado. Deloitte también encontró que el 84% de las organizaciones creen que transformar la experiencia de su fuerza laboral puede mejorar su productividad.
IIM también puede ser útil en la gestión de desafíos laborales.
La pérdida o extravío de documentos y la necesidad de horas extras para manejar trabajo administrativo pueden afectar negativamente la productividad. Además, el personal puede tener baja moral debido a la realización de tareas repetitivas en lugar de trabajo más valioso y preferente, lo que puede resultar en alta rotación en puestos poco calificados y mal pagados. Esto puede ser frustrante tanto para los gerentes como para el personal, ya que tienen que capacitar continuamente a nuevos empleados. La DX puede ayudar a solucionar estos desafíos y mejorar la productividad.
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