Las empresas están adoptando cada vez más herramientas de gestión de documentos digitales para mejorar la eficiencia y automatizar sus procesos comerciales. Estas soluciones les permiten mantener el control sobre su información y documentos, incluso en un entorno digital en constante evolución. Las empresas que adoptan sistemas de gestión de documentos avanzados y automatización tendrán una ventaja competitiva en un mercado cada vez más competitivo. En 2023, se esperan varias tendencias en el ámbito de la gestión de documentos que pueden ayudar a las empresas a conseguir esa ventaja.
Creación de un entorno del ciclo de vida de la gestión de registros electrónicos
La creación, el uso activo, el archivo y la eliminación o destrucción. En 2023, los entornos de gestión del ciclo de vida de los documentos ayudarán a las empresas a llevar un control adecuado de cada una de estas etapas y a asegurar que se sigan los procesos adecuados para cada tipo de documento. Esto permitirá a los propietarios de negocios tener una visión más clara de cómo se utilizan y almacenan sus documentos, y les ayudará a mantener un sistema de gestión de documentos siempre actualizado y eficiente.
Entender cada etapa del ciclo de vida de los documentos es esencial para poder poner en marcha los controles adecuados y reducir el riesgo de pérdida de datos. También permite a la empresa cumplir con los estándares de la industria en cuanto a la integridad de la información. Si no se tiene un entorno de ciclo de vida de documentos, es más probable que se adopte un enfoque descentralizado de gestión de documentos y registros, lo que puede dificultar la colaboración y eficiencia entre departamentos. Por lo tanto, la creación de un entorno de ciclo de vida de documentos es esencial para mejorar la eficiencia y la integridad de la información en la empresa.
Un entorno adecuado de gestión de documentos fomenta la colaboración entre todas las partes interesadas de la empresa, ya sean internas o externas, proporcionando un enfoque integrado para la gestión de documentos. Además, este entorno electrónico protege la integridad de los registros en cada etapa del ciclo de vida del documento, garantizando una gestión coherente y sostenible que cumple con las regulaciones de la industria. Esto permite una mayor trazabilidad y control en el ciclo de vida de los documentos, lo que mejora la eficiencia y la confiabilidad de la información.
La innovación técnica ha permitido a las empresas crear procesos comerciales sin papel, lo que reduce los riesgos y promueve la gestión exitosa de todos los registros y documentos. En 2023, la tendencia «Scan to zero» establece procesos comerciales digitales que utilizan tecnologías de gestión de registros electrónicos para liberar a las empresas de la necesidad de archivar documentos en papel. Con este enfoque, las empresas pueden gestionar sus esfuerzos sin papel basándose en una cantidad fija de escaneo de registros en papel cada mes, lo que les permite mejorar la eficiencia y reducir el riesgo de pérdida de información valiosa.
La digitalización de los procesos comerciales y la gestión de documentos a través de sistemas basados en la nube ofrece muchas ventajas para las empresas. Esto permite una digitalización manejable tanto desde el punto de vista del presupuesto como de la carga de trabajo, ya que elimina los costes asociados con el almacenamiento de archivos en papel y las ineficiencias del acceso manual a documentos de varios formatos. Además, la comodidad, la seguridad y la accesibilidad de los documentos digitalizados mejoran la eficiencia de los flujos de trabajo al permitir el acceso instantáneo a la información. En resumen, la digitalización de los procesos comerciales y la gestión de documentos a través de sistemas basados en la nube ofrece una mayor eficiencia y reduce el riesgo de pérdida de información valiosa.
Adoptar procesos de gestión de documentos escalables
Es importante tener en cuenta que el número de documentos en un negocio tiende a aumentar con el tiempo. Esto puede ser un problema si se utilizan métodos tradicionales de almacenamiento, como el papel o las microfichas, ya que estos pueden ocupar mucho espacio y ser costosos de mantener. Una solución más eficiente es utilizar documentos y archivos electrónicos, ya que estos ofrecen una capacidad de almacenamiento prácticamente ilimitada y pueden accederse desde cualquier lugar con facilidad. En 2023, es esencial contar con una forma escalable de gestionar los documentos para poder crecer y adaptarse a los cambios.
Es importante tener en cuenta que, independientemente del tiempo que se deba conservar un documento, es posible aumentar los requisitos de almacenamiento de manera rápida y asequible utilizando un sistema central de almacenamiento. Si su empresa no puede evitar utilizar documentos en papel, puede invertir en equipos de escaneo para crear copias de seguridad electrónicas de estos documentos y así tener una forma segura y fiable de almacenarlos y acceder a ellos. Esto puede ayudar a su empresa a tener una configuración de gestión de documentos escalable y sostenible, diseñada para facilitar la búsqueda y el intercambio de documentos.
Gestión global de documentos para la colaboración
Hoy en día, muchas empresas operan en múltiples ubicaciones geográficas y necesitan acceder a la información actualizada desde cualquier lugar. Un sistema de gestión de documentos eficiente no solo almacena archivos, sino que también permite compartir documentos de manera segura y controlada a través de controles de acceso basados en roles. Esto es especialmente importante para empresas que trabajan con proveedores y clientes internacionales, contratan talento de diferentes países o atienden a clientes globales. Un repositorio centralizado de documentos puede ayudar a una empresa en crecimiento a expandir su alcance y competir en el mercado mundial.
Gestión de documentos para mejorar la experiencia del cliente
Las empresas están buscando maneras de mejorar la eficiencia en todos los aspectos de sus operaciones, incluyendo el servicio al cliente. Los clientes modernos quieren respuestas rápidas a través de canales fáciles de usar, lo que puede ser un desafío para los equipos de servicio al cliente que luchan por proporcionar soluciones a clientes frustrados por los tiempos de respuesta lentos. Una forma en que las empresas pueden mejorar el servicio al cliente es utilizando sistemas de gestión de documentos para acceder a la información necesaria de manera rápida y eficiente. Esto puede ayudar a proporcionar soluciones más rápidas y satisfacer las expectativas de los clientes.
La gestión de registros efectiva permite a su equipo de servicio al cliente acceder rápidamente a documentos y registros importantes, como cuándo se recibió un pedido o qué solicitó un cliente. Esto les permite confirmar errores y proporcionar información actualizada sobre el estado de un pedido. Tener acceso a esta información en tiempo real permite a los equipos de soporte mejorar la experiencia del cliente al tener siempre a mano los datos necesarios.
Información con la captura de metadatos
Las empresas exitosas aprovechan al máximo su sistema de gestión de documentos para mejorar su rentabilidad. Por ejemplo, el departamento de marketing puede utilizar el sistema para realizar investigaciones de mercado y comprender cómo crear datos de mercado segmentados para su uso futuro. Pueden etiquetar documentos y pedidos de clientes para comparar y recuperar información valiosa sobre el comportamiento del cliente. Al utilizar una indexación efectiva, pueden crear un vocabulario de metadatos de documentos para administrar archivos y buscar información esencial que les ayude a crear segmentos de mercado.
Los departamentos de una empresa pueden crear sus propias etiquetas para facilitar la búsqueda de datos relevantes y definir segmentos de acuerdo a características específicas, como la edad, el historial de pedidos, el tipo de pedidos, etc. Por ejemplo, el departamento de contabilidad puede crear perfiles únicos para facturas en función de la fecha, el nombre del producto o el nombre del cliente. Es importante tener etiquetas comunes para búsquedas básicas, pero también puede ser útil utilizar elementos flexibles en la indexación para satisfacer las necesidades de los usuarios finales. Desde el recursos humanos hasta las cuentas por pagar, pasando por la fabricación y el servicio al cliente, la captura de metadatos puede tener un impacto positivo en los resultados finales de una empresa.
Adoptando las tendencias de gestión de documentos de 2023, las empresas pueden aprovechar al máximo sus sistemas de gestión de documentos y mejorar su capacidad para competir en el mercado actual. Esto incluye cosas como la mejora del servicio al cliente, el uso de la gestión de documentos para mejorar la rentabilidad y la utilización de metadatos para facilitar la búsqueda de información relevante. Al adoptar estas tendencias ahora, las empresas pueden prepararse para tener éxito en el futuro.
Sara Martín