OCR significa reconocimiento óptico de caracteres. Se trata de una tecnología que permite convertir el texto de los documentos escaneados en archivos digitales editables y con capacidad de búsqueda. ¿Cómo lo hace el OCR? El software OCR lee las imágenes escaneadas y crea una capa de texto oculto debajo de la imagen para que el ordenador pueda leer, identificar y buscar este texto. Veamos los detalles a continuación.
¿Por qué es importante el OCR?
A finales de 2022, el 90% de las grandes organizaciones habrán implantado alguna forma de automatización de procesos robóticos (RPA). El creciente uso de la RPA pone de manifiesto la importancia de la tecnología OCR, que convierte el texto mecanizado o impreso en un formato legible por la máquina.
Muchas organizaciones siguen recibiendo información en formato papel. Los procesos empresariales incluyen formularios en papel, facturas, documentos legales y contratos impresos. Almacenar y gestionar estos grandes volúmenes de documentos en papel requiere mucho tiempo, espacio y esfuerzo.
La solución es utilizar un software de gestión documental con OCR. El reconocimiento óptico de caracteres es la característica más importante de cualquier sistema de gestión de documentos sin papel. El software de OCR reconoce el texto impreso y puede buscar por el contenido que contiene. También puedes hacer cambios en el documento escaneado, como puedes hacer con cualquier otro documento de texto.
¿Cómo funciona el reconocimiento óptico de caracteres?
El software de reconocimiento óptico de caracteres funciona de la siguiente manera:
Escaneo de documentos
El paso principal para la digitalización es el reconocimiento óptico de caracteres de los documentos escaneados. El software de OCR considera las regiones claras de las imágenes escaneadas como fondos y las zonas oscuras como texto.
Preprocesamiento
El software de OCR limpia primero las imágenes, desescamando o inclinando los documentos escaneados para solucionar el problema de alineación durante el escaneado, desescamando o eliminando cualquier mancha de la imagen digital, suavizando los bordes de las imágenes de texto, etc.
Reconocimiento de textos
El software OCR procesa además los escaneos para identificar las letras alfabéticas o los dígitos numéricos del texto impreso.
Procesamiento posterior
El sistema OCR convierte los datos no estructurados en información utilizable que puede buscarse y editarse para su posterior procesamiento.
¿Cuáles son los tipos de OCR?
La tecnología OCR puede clasificarse en función de su uso y aplicación. Los siguientes son algunos ejemplos:
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): captura el texto mecanografiado, un glifo o carácter a la vez.
Reconocimiento óptico de palabras: captura el texto mecanografiado, una palabra cada vez, y suele conocerse simplemente como OCR.
Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR): se centra en el texto escrito a mano o en cursiva, un glifo o carácter a la vez, y suele implicar el aprendizaje automático.
Reconocimiento inteligente de palabras (IWR): captura el texto manuscrito o cursivo, una palabra cada vez.
¿Cuáles son las ventajas del reconocimiento óptico de caracteres (OCR)?
Aunque la tecnología que hay detrás del OCR es ligeramente compleja, sus beneficios son evidentes. La principal ventaja de la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es que simplifica el proceso de entrada de datos al crear búsquedas de texto, edición y almacenamiento sin esfuerzo. El texto legible por la máquina que genera el OCR puede leerse fácilmente con la ayuda de lectores de PDF o aplicaciones de lectura de pantalla, lo que facilita a las personas ciegas o con problemas de visión la comprensión de lo que aparece en la pantalla.
OCR emparejado con una solución de Inteligencia Artificial
La precisión del OCR para el software básico es de alrededor del 98%. El uso de la tecnología de IA aumentará aún más la precisión. La tecnología de IA para la captura inteligente de datos, por ejemplo, mejora el reconocimiento de facturas mediante OCR. Mediante un algoritmo de aprendizaje profundo y con la asistencia ocasional de un operador humano, aprende las normas de denominación y los formatos de las plantillas para identificar y capturar automáticamente los datos precisos. La tecnología de inteligencia artificial ayuda a las empresas a tomar mejores decisiones operativas que reducen los gastos y mejoran el servicio al cliente.
¿Quién puede beneficiarse del OCR?
Cualquier organización que tenga previsto eliminar los documentos en papel puede beneficiarse del OCR. Aparte de los casos de uso más comunes mencionados anteriormente, los sectores que van desde la banca y las finanzas hasta la sanidad, pasando por los departamentos jurídicos y de contabilidad, dependen en gran medida del OCR. Estos son algunos de los casos de uso más comunes del OCR en varios sectores:
- El proceso de reconocimiento óptico de caracteres puede utilizarse en el sector sanitario para capturar registros de pacientes como tratamientos, informes de laboratorio y notas de los médicos.
- Los organismos de la administración local pueden convertir décadas de registros públicos en documentos digitales con capacidad de búsqueda.
- Los bufetes de abogados pueden digitalizar años de registros y casos.
- Las universidades pueden tramitar con mayor rapidez el papeleo de recursos humanos de estudiantes y empleados.
- Las organizaciones pueden asegurarse de que realizan los pagos a tiempo capturando de forma inteligente los datos de las facturas y los recibos.
¿Cómo puede ayudar DocShare con el OCR?
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El complemento de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) lee e identifica automáticamente el texto de los documentos escaneados o importados a DocShare y los convierte en PDF con capacidad de búsqueda. A continuación, el texto identificado es indexado por el motor de indexación, lo que permite la búsqueda de documentos basada en palabras, frases y números de su contenido.
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Sara Martín