La creación de un proceso de flujo de trabajo documental contribuye a aumentar la productividad, centrándose en las tareas de mayor valor. Cuando los flujos de trabajo son ineficientes, se tarda más en completar las tareas administrativas, lo que crea un equipo de gente centrada en demasiadas tareas de muy poco valor. A continuación veremos cómo un flujo de trabajo documental adecuado puede aumentar la productividad para que tu personal sea más estratégico.
Los flujos de trabajo de documentos proporcionan un acceso rápido a la información
Los archivos ineficientes obligan a los miembros del equipo perder tiempo recuperando esos documentos. Según recientes estudios, el trabajador medio pierde aproximadamente el 20 por ciento de su tiempo buscando documentos, lo que conlleva una reducción de la productividad. Esto cuesta dinero a su organización, no sólo por la pérdida de tiempo, sino también por los documentos mal archivados y perdidos relacionados con los sistemas de archivo mal gestionados.
De hecho, el tres por ciento de todos los documentos de la empresa se archivan mal y es casi imposible recuperarlos. Ahorrar tiempo utilizando un sistema de gestión de documentos es fácil, ya que elimina la necesidad de recuperar los documentos manualmente. Se accede a los documentos y se visualizan en tiempo real con bases de datos fáciles de buscar utilizando múltiples criterios.
Los flujos de trabajo documentales reducen el tiempo dedicado a las tareas de poco valor
El procesamiento manual de documentos y las tareas administrativas suponen un mayor esfuerzo y requieren demasiadas tareas de poco valor. Los flujos de trabajo documentales mejoran drásticamente el modo en que los empleados gestionan estas tareas administrativas de escaso valor. En su lugar, utilizan un proceso de documentos eficaz para archivar, organizar y recuperar documentos con una herramienta de gestión de flujo de trabajo documental. Como resultado, los trabajadores pueden centrarse en tareas de mayor valor y crean un flujo de trabajo para mejorar la productividad.
Por ejemplo, los sistemas de gestión de documentos digitales para los departamentos de Recursos Humanos reducen la carga de papeleo y garantizan la precisión. Las ventajas de los flujos de trabajo de documentos y la mejora de los procesos empresariales mediante la automatización permiten a los departamentos de RRHH mejorar el cumplimiento de la normativa con una mayor seguridad de la información y un calendario de destrucción automatizado.
Este proceso, que lleva mucho tiempo, es más fácil si se utilizan servicios de escaneo de documentos. Se puede escanear de forma segura todos los documentos sensibles, como los expedientes históricos, los informes de disposición o los planes de evaluación de riesgos y de seguridad, para disponer de los registros necesarios para gestionar los casos de forma más eficaz. Como resultado, los flujos de trabajo de documentos a través de la digitalización permiten a los trabajadores centrarse en sus clientes y trabajar de una manera mas comoda.
Los flujos de trabajo de documentos identifican las ineficiencias dentro de una organización
Duplicar documentos, la pérdidas de datos, la incapacidad de seguir las versiones actuales de los documentos y los errores humanos ralentizan los flujos de trabajo. Los flujos de trabajo adecuados ayudan a identificar las áreas problemáticas, los cuellos de botella y los procesos que contribuyen a la ineficacia. Una vez establecidas estas tendencias, se pueden encontrar oportunidades para mejorar la eficiencia mediante la asignación de recursos adicionales, la simplificación del proceso o la automatización.
Como los problemas de gestión documental no siempre son evidentes, a menudo pasan desapercibidos. Como resultado, las organizaciones pueden trabajar durante años utilizando los mismos procesos ineficientes sin entender dónde o por qué existen.
La eficiencia es especialmente importante en la industria manufacturera. El software de gestión de documentos para empresas de fabricación ofrece muchas ventajas, como mejorar de la eficiencia en el cumplimiento de los pedidos.
Los flujos de trabajo documentales crean cohesión en la gestión de documentos
Las grandes organizaciones e instituciones suelen tener procesos complejos para tratar de gestionar un volumen creciente de documentos. Como resultado, los diferentes puntos de contacto aumentan el riesgo de errores. La falta de cohesión también se suma a la complejidad de los flujos de trabajo de los documentos.
Los flujos de trabajo documentales cohesionados agilizan el proceso asegurando que todo se maneja exactamente de la misma manera cada vez. Las normas vinculadas a cada uno de los aspectos del procesamiento de documentos garantizan un funcionamiento fluido y un tiempo mínimo dedicado a las correcciones o a la resolución de problemas. Las prácticas cohesivas que utilizan la infraestructura digital también facilitan la colaboración entre departamentos, utilizando la autorización basada en roles para garantizar que sólo aquellos con autoridad puedan modificar los documentos.
En el sistema educativo, por ejemplo, el escaneo de documentos se integra con software educativo mejorando la comunicación en todo el consejo escolar o la institución. Un proceso de gestión de documentos racionalizado y cohesionado ayuda a gestionar los documentos en muchas funciones y propósitos.
Los flujos de trabajo documentales aceleran la respuesta a las solicitudes de los clientes
La satisfacción del cliente es más fácil cuando su equipo puede acceder a los documentos para resolver los problemas de servicio. Los documentos digitales permiten al servicio de atención al cliente acceder a todos y cada uno de los documentos relacionados con el cliente, desde los pedidos realizados hasta los recibos, y ver los plazos de entrega o las solicitudes especiales. Procesar rápido las solicitudes de los clientes establece el tipo de imagen adecuada para la marca y construye relaciones estables y a largo plazo con los clientes.
Las tecnologías modernas pueden utilizarse para crear una estrategia integral en la gestión del flujo de trabajo documental centrada en el servicio al cliente. Los flujos de trabajo documentales en las pymes son más fáciles con los registros y archivos escaneados.
Sara Martín