La evolución de la gestión de documentos es asombrosa. Cuando era pequeño, escribí a mano mi tarea hasta que tuve acceso a una máquina de escribir en la oficina de bienes raíces de mi madre. ¡Qué delicia escribir mis informes para la escuela! Parecían muy profesionales. ¿Qué podría superar eso? Introduce los ordenadores domésticos. Los ordenadores de mi padre y mis abuelos eran el santo grial de mi experiencia con los deberes. Ya no tuve que usar el apagón para corregir mis errores o empezar de nuevo por completo. Además, ¿podría guardar mi trabajo dentro de un ordenador? ¡Increíble!
Recortado a mi experiencia en la facultad de derecho, donde realmente podía tomar notas en un portátil en clase. Admito que al principio me resistí a esto. Estuve en la minoría de estudiantes de derecho durante mi año 1L que escribieron sus notas a mano hasta que me di cuenta de cuánto más rápido podía escribirlas y cuánto más fácil sería editarlas más tarde y convertirlas en un esquema. Además, a lo largo de los años, el «correo postal» fue reemplazado en gran medida por faxes y luego por correo electrónico, como medio para entregar documentos.
Si bien los métodos han cambiado y avanzado con el tiempo, la gestión de documentos es una necesidad básica de la práctica de cualquier abogado. ¿Cuáles son algunos de los desafíos de gestión de documentos a los que se enfrentan los abogados?. Estos son mis cuatro primeros:
Retención de registros
A menudo se cree que los abogados son el guardián de todos los documentos relevantes, lo que puede ser una gran carga de soportar. Puede ser insostenible conservar y organizar todos los documentos utilizando nuestros antiguos métodos. ¿Recuerdas los días de buscar manualmente en los archivadores y esperar contra la esperanza de que un documento se archivara correctamente? Cuando no se archivaba correctamente, era como tratar de encontrar la proverbial aguja en un pajar para localizar el único documento que estabas buscando en filas y filas de archivadores. Los directorios de contenido electrónico con capacidad de búsqueda y los servicios de gestión de documentos han hecho que la vida de los abogados sea inconmensurablemente más fácil. Idealmente, archivamos nuestros documentos correctamente. Sin embargo, cuando no lo hacemos, podemos hacer uso de la funcionalidad de búsqueda y encontrar lo que necesitamos en cuestión de momentos. Era como una niña que descubrió su primera montaña rusa cuando descubrí que existe un reconocimiento óptimo de personajes (OCR). «Puedo escanear un documento y ese documento se puede hacer búsqueda», pensé emocionado. Hay formas inestimables de retener y organizar documentos de manera más eficiente en 2018 con soluciones impresionantes como Dispatcher Phoenix de Konica Minolta.
A medida que nos atrincheramos en esta era de tecnología nueva y en constante cambio, los departamentos legales y los bufetes de abogados tienen que mantener las políticas y prácticas de retención de registros continuamente actualizadas. Eso puede ser difícil cuando el objetivo principal de un abogado es servir a sus clientes. Por ejemplo, con todos los documentos que los abogados usan y los mariscales, puede ser una tarea onerosa garantizar que los documentos se destruyan cuando lo dicten las políticas, los contratos y las leyes de retención de registros. Los abogados necesitan soluciones de TI, como All Covered, para mantenerse al día con la retención de registros y gestionar documentos sin sacrificar el valioso tiempo dedicado a trabajar para sus clientes.
E-Discovery
Vinculados a la retención de registros están los desafíos a los que se enfrentan los abogados cuando se trata del proceso de descubrimiento. Cualquier caso en particular puede exigir la producción de miles de páginas de documentos. Con políticas claras de retención de registros, un método para mantenerse al día con esas políticas y ayudar con el descubrimiento electrónico, los litigios pueden ser un proceso mucho menos laborioso y tedioso de lo que ha sido históricamente. Además, con los servicios de descubrimiento electrónico, ya no es necesario administrar manualmente las retenciones de litigios, redactar documentos con marcadores, sello/número de Bates cada página a mano, cotejar páginas arduamente y entregar laboriosamente los documentos de descubrimiento a las partes apropiadas. Gran parte, si no todo, de esto puede convertirse en un flujo de trabajo sin fisuras en lugar de ocupar horas, días, semanas, meses de tiempo de abogados y personal de soporte mediante el uso de soluciones y servicios de exhibición de documentos electrónicos innovadores y potentes como los que se ofrecen a través de Konica Minolta Business Solutions.
Gestión de contratos
Además de los asuntos generales de retención de registros y litigios, los desafíos de gestión de documentos se extienden a la gestión de contratos y las negociaciones. Los abogados y los equipos de contratos a menudo se enfrentan a múltiples versiones de los mismos contratos a medida que participan en negociaciones prolongadas. A menudo se desperdicia tiempo tratando de descifrar qué versión es la «última y mejor» y asegurándose de que la versión más reciente de un contrato tenga todos los cambios que las partes acordaron. Ya no es necesario realizar un seguimiento manual de las aprobaciones y perseguir las versiones de un contrato cuando hay soluciones que automatizarán la revisión del contrato, las aprobaciones y los procesos de negociación. Esto libera tiempo para que los abogados y profesionales de contratos aborden tareas más importantes y urgentes, incluida la elaboración de estrategias y la negociación de puntos importantes. También hace que todo el proceso sea más eficiente y fácil de usar para el cliente. (Ver: Un matrimonio perfecto: soluciones de gestión de documentos legales e inteligencia artificial).
Comodidad
El último desafío de gestión de documentos en mis cuatro primeros es que los abogados a menudo se trasladan de sus oficinas a las salas de audiencias, a las reuniones de los clientes y a otros lugares. Los abogados anhelan las comodidades que permite la tecnología de 2018. Los abogados ya no tienen que llevar cajas tras cajas a la sala del tribunal ni esperar hasta que regresen a la oficina para imprimir y firmar ese contrato que se necesita con urgencia. La gestión de dispositivos de movilidad y las soluciones de firma electrónica permiten a los abogados trabajar sobre la marcha, lo que les permite satisfacer las demandas más rápidamente.
Es fascinante pensar en los orígenes de la gestión de documentos, en contraste con lo lejos que ha llegado. Toda mi experiencia en la facultad de derecho cambió cuando renuncié a mi actitud obstinada al escribir mis notas en clase. Del mismo modo, los abogados ahora tienen la capacidad de utilizar el tiempo del abogado y del personal de manera mucho más efectiva haciendo uso de la tecnología y automatizando las tareas serviles que solían dominar las horas disponibles del personal. Aunque los abogados tenemos la reputación de ser lentos en adoptar nuevas tecnologías, y es cierto que muchos tardan en cambiar, la tecnología actual ofrece oportunidades innovadoras para la industria legal porque permite a los abogados centrar sus esfuerzos y los de su personal en sus clientes y en su práctica de la abogacía. Solo necesitan ver y experimentar todo lo que puede proporcionar.
Ponte en contacto con uno de nuestros consultores y descubre cómo podemos ayudarte.
Sara Martín